Quy trình hóa đơn điện tử xác thực và cách thực hiện hiệu quả

Quy trình hóa đơn điện tử xác thực và cách thực hiện hiệu quả

Quy trình hóa đơn điện tử xác thực là yêu cầu bắt buộc của Tổng cục Thuế dành cho mỗi doanh nghiệp. Vừa qua, Cơ quan thuế đã cho thí điểm hai thành phố lớn là Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh trong việc thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử xác thực. Vậy hóa đơn điện tử xác thực là gì? Xác thực hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì cho người kinh doanh?

Hoá đơn điện tử có mã xác thực là gì ?

Theo điều 3 của quyết định 1209/QĐ-BTC thì hoá đơn có mã xác thực được định nghĩa như sau: Hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế hay còn được gọi là hoá đơn xác thực là hoá đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hoá đơn xác thực. 

Việc này thông qua hệ thống cấp mã xác thực hoá đơn của Tổng cục thuế. Hiện nay, hoá đơn có mã xác thực đã được triển khai thí điểm trên nhiều các doanh nghiệp lớn ở Hà Nội và Hồ Chí Minh mang lại những kết quả tốt đẹp.

Quy trình hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Những quy định pháp lý về cấp mã xác thực cho hóa đơn điện tử đều được ghi lại trong quyết định 1445/QĐ-TCT do Tổng cục thuế ban hành. Vậy hóa đơn xác thực có thật tăng hiệu quả trong kinh doanh? Quy trình hóa đơn điện tử xác thực gồm những điểu kiện gì?

Doanh nghiệp phải đăng kí về việc sử dụng hóa đơn xác thực với Tổng cục thuế. Khi nhận được đơn đăng kí của doanh nghiệp, Cơ quan thuế sẽ quyết định chấp nhận cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực hay không, dựa trên một số điều kiện bắt buộc doanh nghiệp phải đáp ứng.

Sau khi xem xét điều kiện của doanh nghiệp, Cơ quan thuế sẽ trả lời cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không sử dụng hóa đơn xác thực. Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được tài khoản và mật khẩu từ Cơ quan thuế.

Tiếp theo khi doanh nghiệp đã được phép phát hành hóa đơn xác thực, thì những thông tin liên quan như tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn bán hàng/ dịch vụ,… sẽ được hệ thống của Tổng cục thuế quản lý. Doanh nghiệp muốn tìm kiếm những thông tin này hay kết xuất thông tin chi tiết bán hàng thì có thể truy cập vào trang web của Tổng cục thuế.

Cuối cùng, vào cuối các kỳ qui định doanh nghiệp phải vào trang web của Tổng cục thuế để tiến hành kết xuất các hóa đơn đã được xác thực, tạo một bảng thống kê báo cáo với Cơ quan thuế nhà nước.

 Quy trình hoá đơn điện tử xác thực là thế nào?

Quy trình hoá đơn xác thực là các bước cần phải làm để tạo lập hoá đơn điện tử xác thực để phục vụ yêu cầu của bên mua, bên bán cũng như kê khai nộp thuế đối với nhà nước. Quy trình hoá đơn xác thực diễn ra như sau:

Đăng ký phát hành hoá đơn 

Chữ ký số, số hoá đơn dự kiến sẽ phát hành. Để đăng ký phát hành, doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin và chữ ký số rồi gửi lên cơ quan thuế xem xét, nếu đúng và đẩy đủ yêu cầu cơ quan thuế sẽ xác nhận.

Tạo lập và phát hành hoá đơn 

Sau khi đăng ký xong, doanh nghiệp có thể bắt tay ngay vào việc tạo lập và phát hành hoá đơn xác thực. Thường thì quy trình hoá đơn xác thực ở khâu tạo lập và phát hành sẽ sử dụng phần mềm chuyên dụng của bên thứ 3.

 

Tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% quá trình nhập liệu, hỗ trợ quá trình nhập – xuất hóa đơn diễn ra nhanh chóng và tiện lợi.

=>> Xem chi tiết: Tại sao nên tích hợp hóa đơn điện tử vào phần mềm kế toán?

 

Hoá đơn có mã xác thực được tính thuế không?

Từ khi bắt đầu tiến hành thí điểm phát hành hoá đơn tới khi kết thúc khoảng 5 tháng. Đã xác thực hơn 2 triệu hoá đơn, cùng số tiền thuế thu về cho nhà nước vào khoảng hơn 800 tỷ đồng.

Hoá đơn điện tử khi đã có xác nhận của cơ quan thuế là hoàn toàn đầy đủ tính pháp lý. Bên bán hay bên mua đều sử dụng hoá đơn này để kê khai nộp thuế đầu ra, đầu vào theo quy định của pháp luật.

Quy trình hóa đơn xác thực điện tử mang lợi ích gì?

Tuy quy trình hóa đơn xác thực có phức tạp nhưng không thể phủ nhận lợi ích của hóa đơn xác thực mang lại cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số thuận lợi khi sử dụng hóa đơn xác thực:

– Cũng tương tự như hóa đơn điện tử, hóa đơn xác thực giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn và nhân lực trong việc lưu trữ, bảo quản giấy tờ hóa đơn. Hạn chế tối đa việc làm mất, thất lạc và hư hỏng các giấy tờ hóa đơn.

– Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp cũng như khách hàng. Mọi thao tác tra cứu, nhận, gửi hóa đơn đều thực hiện trên thiết bị điện tử nên các bước thao tác rất nhanh chóng và nhanh chóng cho kết quả tìm kiếm.

– Đối với hóa đơn xác thực, doanh nghiệp sẽ không cần nộp báo cáo giấy cho tình hình sử dụng hóa đơn. Tránh được việc có kẻ gian giả mạo giấy tờ, chữ ký,… để lấy thông tin vì mục đích xấu.

Trên đây là bài chia sẻ thông tin về quy trình hóa đơn điện tử xác thực và cách thực hiện hiệu quả. Hy vọng những thông tin vừa rồi giúp bạn đọc có thêm kinh nghiệm và kiến thức trong việc quản lý hóa đơn. 

Xem thêm: