Quy tắc chuyển đổi hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy

Quy tắc chuyển đổi hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy

Chuyển đổi hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy là mối quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bởi lẽ, trong quá trình làm việc cũng sẽ phát sinh những tình huống hay nhu cầu buộc phải sử dụng hoá đơn giấy. Vậy khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy thì doanh nghiệp có phải đóng dấu không? Điều kiện để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là gì? Bạn đọc hãy cùng MobiFone Invoice làm rõ những vấn đề trên trong bài viết này.

Có thể chuyển đổi hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy không

Các doanh nghiệp đã quá quen thuộc với hình thức làm việc với hoá đơn giấy trong nhiều năm qua. Nên việc phải sử dụng hoá đơn điện tử sẽ gây nên không ít xáo trộn trong quy cách làm việc. Rồi đối với một số doanh nghiệp có nhiều cơ sở, chi nhánh, hay những khách hàng khi vận chuyển hàng hoá qua những nơi kiểm tra thị trường hay hải quan.

Quy tắc chuyển đổi hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy
Quy tắc chuyển đổi hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy

Tất cả đều phải xuất trình hoá đơn giấy hay ngành đặc thù như bảo hiểm, khách hàng sẽ không bao giờ chịu nhận hoá đơn điện tử. Vì vậy mà Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế quy định cho phép được chuyển đổi hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy 1 lần để phục vụ công việc.

Giải pháp hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp đảm bảo tính an toàn, bảo mật dữ liệu, lưu trữ hóa đơn, xuất-nhập hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng tra cứu và đối chiếu hóa đơn điện tử.

=>> Xem chi tiết: Giải pháp hóa đơn điện tử giúp rút ngắn quy trình lập hóa đơn, tăng năng suất phòng kế toán

Chuyển đổi hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý không?

Các doanh nghiệp, cá nhân có thể sử dụng hoá đơn giấy thay cho hoá đơn điện tử trong tất cả các công việc cần thiết để thanh kiểm tra, cũng như chứng minh nguồn gốc, xuất sứ của hàng hoá. Và cũng dễ dàng tra cứu tính xác thực của hoá đơn trên cổng thông tin của cơ quan thuế.

Hoá đơn giấy chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang sẽ có giá trị pháp lý như hoá đơn điện tử gốc khi bảo đảm :

– Toàn vẹn thông tin như hoá đơn điện tử gốc chuyển qua.

– Có dòng chữ in hoa chứng minh hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn gốc và có mã vạch 2 chiều.

– Có chữ ký, họ tên, ngày giờ làm chuyển đổi.

Chuyển đổi hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý không
Chuyển đổi hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý không

Nhu cầu chuyển hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy

Đối với trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở, chính nhánh, cũng như người mua hàng trong quá trình vận chuyển hàng hoá phải qua các khâu giám sát, kiểm tra… nhu cầu có hoá đơn giấy để trình báo trong quá trình lưu chuyển là điều bắt buộc. Chính vì thế mà cơ quan thuế cho phép được chuyển hoá đơn điện tử ra hoá đơn để phục vụ nhu cầu công việc.

Hoá đơn điện tử xác thực được coi là bản gốc và chỉ được phép chuyển ra hoá đơn giấy 1 lần. Khi khách mua hàng hay sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp không có khả năng nhận hoá đơn bằng hình thức điện tử, họ có nhu cầu cần lấy hoá đơn giấy để thuận thiện trong lưu chuyển hàng hoá cũng như lưu trữ kế toán, thì doanh nghiệp phải chuyển hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy cho họ.

Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo toàn vẹn thông tin trên hóa đơn nguồn, có chữ ký xác nhận việc chuyển đổi cũng như chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của Bộ Tài Chính. Khi doanh nghiệp cần chuyển hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy cần thực hiện theo các bước sau.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo toàn vẹn thông tin
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo toàn vẹn thông tin

– Truy cập vào hệ thống quản lý do dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp rồi chọn Quản lý hóa đơn – Danh sách hóa đơn chuyển đổi – Tìm kiếm.

– Tại ô tìm kiếm bạn có thể nhập ngày hoặc mã số thuế do doanh nghiệp mặc định rồi bấm Chuyển đổi ở bên tay trái.

– Hóa đơn sau khi chuyển đổi thì được in ấn rồi ký tên, đóng dấu theo đúng quy định là đã hoàn thành.

Vừa rồi là thông tin về quy tắc chuyển đổi hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ số này của MobiFone Invoice hay truy cập https://mobifone.store/ hoặc liên hệ hotline 1800 9090 để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm: