Quản lý hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả

Quản lý hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả

Quản lý hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả là điều hầu hết các kế toán của doanh nghiệp cần tìm hiểu. Bởi lẽ, thay vì quản lý hóa đơn giấy theo cách thông thường thì nhiều doanh nghiệp chọn lựa các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử nhằm rút ngắn thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả công việc tốt hơn. Bài viết này MobiFone Invoice sẽ cùng bạn đọc điểm qua các phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.

Những lưu ý cho doanh nghiệp khi quản lý hóa đơn điện tử

Do hoạt động quản lý hóa đơn điện tử được tiến hành bởi sự giám sát của cơ quan nhà nước và được điển chế hóa trong luật. nên khi quản lý hóa đơn điện tử doanh nghiệp cũng phải có những lưu ý như sau:

Những điều cần lưu ý khi quản lý hóa đơn điện tử
Những điều cần lưu ý khi quản lý hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần thực hiện việc quản lý thống nhất bằng phần mềm chuyên dụng. Dựa trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp, phần mềm tự động sẽ được định danh bằng mã số thuế doanh nghiệp, để đảm bảo cơ quan thuế dễ kiểm tra, giám sát.

Khi dùng phần mềm chuyên dụng quản lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chú ý bảo vệ thông tin cũng như tính xác thực của việc cung cấp thông tin.

MobiFone Invoice được xây dựng trên nền công nghệ hiện đại, tối đa bảo mật đảm bảo mang lại giải pháp hóa đơn điện tử siêu tiện lợi, an toàn cho doanh nghiệp.

=>> Xem chi tiết: Lợi ích của hóa đơn điện tử MobiFone Invoice mang lại cho doanh nghiệp

Quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn điện tử

Đề cập đến khía cạnh pháp lý trong hoạt động quản lý hóa đơn điện tử, không thể không nói đến hai văn bản pháp lý nổi bật là Nghị định 123/2020/NĐ-CP của thủ tướng chính phủ và thông tư 78 TT – BTT do Bộ Tài Chính soạn thảo. Hai văn bản này có thể được coi là song hành với nhau, cùng có những quy phạm điều chỉnh về loại hóa đơn điện tử cũng như các hoạt động quản lý hóa đơn điện tử.

Chiểu theo quy định tại khoản 1 điều 59 nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu định nghĩa về hóa đơn điện tử và quản lý hóa đơn điện tử như sau:

– Về hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông số, thông tin, dữ liệu điện tử về các loại hàng hóa, dịch vụ bán ra thị trường, được khởi tạo, lập nên, hoặc lưu trữ bằng các thiết bị điện tử.

– Về quản lý hóa đơn điện tử: Quản lý hóa đơn điện tử là hoạt động chuyên biệt, mang tính chất công nghệ thông tin và quản lý phần mềm dữ liệu, do đơn vị, tổ chức, cá nhân sở hữu hóa đơn điện tử hoặc có trách nhiệm quản lý hóa đơn điện tử thực hiện.

Những điều cần lưu ý khi quản lý hóa đơn điện tử
Quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn điện tử

Như vậy, hoạt động quản lý hóa đơn điện tử được thực hiện bởi nhiều bên liên quan theo quy định của luật pháp, không chỉ doanh nghiệp mới quản lý hóa đơn điện tử mà các cơ quan thuế cũng cần có sự giám sát và quản lý hóa đơn điện tử.

Quản lý hóa đơn điện tử có ưu điểm gì?

Bên cạnh việc truy xuất và quản lý hóa đơn trên các file dữ liệu ở máy tính công ty thì nhiều người thường chọn các phần mềm quản lý hóa đơn dạng điện tử bởi những lợi ích sau:

– Giúp nhập các dữ liệu và sửa chữa các sai sót thông tin nhanh chóng, tiện dụng và chính xác hơn. Người quản lý hóa đơn có thể thông báo ngay các sai sót và điều chỉnh kịp thời đến người sử dụng hóa đơn.

– Thay vì tốn kém quá nhiều thời gian đến kê khai các loại giấy tờ hành chính, thủ tục lâu và phải mất nhiều thời gian chơ đợi thì tiến hành kê khai hóa đơn bằng hình thức trực tuyến giúp đem lại thuận lợi cho cả người cung cấp dịch vụ và người sử dụng chính dịch vụ đó.

– Bên cạnh đó, người thực hiện quản lý hóa đơn tuyệt đối không nên cung cấp các thông tin trong hóa đơn cho bên thứ 3 khi chưa có sự đồng ý của người chủ quản hoặc khách hàng.

Quản lý hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả

Để quản lý hóa đơn hình thức điện tử đảm bảo an toàn, thủ tục đơn giản và nhanh chóng hơn thì bạn cần tiến hành các cách sau:

– Bạn cần lưu các dữ liệu hóa đơn trong máy tính ở văn phòng công ty vào USB để tiện theo dõi và quản lý ngay khi bạn ở nhà.

– Để quản lý hóa đơn thì người quản lý cần tạo cho mình một tài khoản lưu trữ hóa đơn riêng, nhằm tránh thất lạc hoặc nhầm lẫn giữa các dạng hóa đơn với nhau.

– Nếu bạn cảm thấy không an tâm hoặc lo sợ mất dữ liệu ghi chép trên hóa đơn thì bạn nên lưu hoặc tải tệp dữ liệu chứa các loại hóa đơn điện tử lên Google Driver để đảm bảo an toàn và tiện theo dõi khi cần đến.

– Bên quản lý hóa đơn cần thực hiện nhập các thông tin vào hóa đơn chính xác và đầy đủ các thông tin để người sử dụng hoặc các khách hàng dễ dàng truy cập và theo dõi, tra cứu các thông tin ghi chép trên hoá đơn để tiến hành khai báo thuế khi có yêu cầu.

Trên đây là bài chia sẻ về cách quản lý hóa đơn điện tử thế nào cho hiệu quả. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ số này của MobiFone Invoice hay truy cập https://mobifone.store/ hoặc liên hệ hotline 1800 9090 để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm: