Làm sao để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng?

Làm sao để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng?

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng làm sao để vừa tiết kiệm thời gian vừa bảo mật thông tin là điều không phải doanh nghiệp nào cũng biết. Những bước đầu sử dụng hóa đơn điện tử đều khiến doanh nghiệp và khách hàng băn khoăn về những vấn đề như chi phí cho hóa đơn điện tử có nhiều hơn hóa đơn giấy hay không?

Việc xuất và gửi hóa đơn điện tử có quá khó để cho người không rành về công nghệ thông tin sử dụng hay không. Bài viết này MobiFone Invoice sẽ cùng bạn đọc giải đáp mọi thắc mắc trên.

Các cách gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng

Tuy mới xuất hiện trên thị trường Việt Nam chưa lâu nhưng hóa đơn điện tử đã thể hiện được những ưu điểm vượt trội của mình khi so sánh với các loại hóa đơn giấy in ấn trước đây.

Có thể khẳng định rằng, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có nhiều thuận lợi trong việc tiết kiệm thời gian và chi phí mỗi dịp cuối tháng. Thay vì thực hiện gửi hóa đơn đến tận tay cho khách hàng thì nhiều doanh nghiệp lựa chọn gửi hóa đơn điện tử đến cho khách hàng bằng nhiều cách khác nhau.

Các gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng
Các gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng

– Thực hiện gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách chuyển tệp dữ liệu chứa các thông tin hóa đơn qua email, tin nhắn điện thoại di động. Cách này vô cùng đơn giản, thao tác nhanh chóng và ít tốn kém.

– Doanh nghiệp gửi các thông báo cho khách hàng về thông tin hóa đơn và hướng dẫn tra cứu, kiểm tra các thông tin trên hóa đơn bằng cách tạo tài khoản cá nhân trên website chính thức của công ty để tiện theo dõi hàng ngày.

– Bên cạnh đó, các khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử từ công ty thông qua công cụ nhận hóa đơn đã được cài đặt sẵn trên trình duyệt máy tính của người sử dụng.

Lưu ý khi gửi hóa đơn điện tử

Mỗi hình thức gửi hóa đơn đều có những ưu điểm và khuyết điểm riêng. Do đó, để quản lý và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng nhanh chóng hơn thì các doanh nghiệp cần thực hiện sắp xếp hóa đơn gọn gàng, lưu trữ vào mục quản lý riêng để tiện giám sát và chuyển ngay cho người nhận khi có yêu cầu.

Hóa đơn điện tử MobiFone Invoice đã nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình từ hàng ngàn chủ nhà hàng và quán ăn
Mỗi hình thức gửi hóa đơn đều có những ưu điểm và khuyết điểm riêng

Mỗi loại hóa đơn trước khi chuyển đi cần được kiểm tra đầy đủ các thông tin ghi trên hóa đơn đã chính xác và đầy đủ thông tin hay chưa nhằm tránh những sai sót không đáng có. Hóa đơn ngay khi chuyển cho khách hàng thì doanh nghiệp cần liên hệ với khách hàng để thông báo tình trạng hóa đơn để họ kiểm tra ngay khi có thể.

Doanh nghiệp trước khi gửi hóa đơn điện tử cần thông báo cho cơ quan thuế để mở cổng thông tin điện tử tiếp nhận hóa đơn. Chỉ gửi hóa đơn điện tử trên 1 phần mềm đặc dụng trong máy chủ của doanh nghiệp. Rà soát kỹ các bước, tránh thao tác sai sót khi gửi hóa đơn.

Khi được đề cập đến việc sử dụng hóa đơn điện tử thì nhiều doanh nghiệp có chung thắc mắc là phí khởi tạo hóa đơn điện tử là bao nhiêu, có đắt không. Nếu như trước kia, doanh nghiệp phải tốn nhiều tiền để in hóa đơn và thuê nhân lực để quản lý thì giờ đây công việc đó đã được số hóa.

=>> Xem chi tiết: Miễn phí phí khởi tạo hóa đơn điện tử khi đăng ký sử dụng dịch vụ của MobiFone Invoice

MobiFone Invoice gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách nào

Sử dụng hóa đơn điện tử MobiFone Invoice giúp quản lý hóa đơn một cách khoa học. Chỉ trong một vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn của mình, tránh rủi ro bị mất hoặc thất lạc hóa đơn. Bên cạnh đó, MobiFone Invoice còn hỗ trợ các doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng nhiều cách khác nhau.

– Doanh nghiệp được MobiFone Invoice cài đặt phần mềm quản lý hóa đơn điện tử, tích hợp các chức năng bảo mật và truyền tin tốt. Đồng thời hệ thống mã hóa hóa đơn điện tử cũng nên được đảm bảo theo hướng nhanh gọn, chính xác.

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email
Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email

– Chuyên viên kỹ thuật của MobiFone Invoice cài đặt liên thông phần mềm và hệ thống máy chủ quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp với cổng thông tin điện tử của các cơ quan chức năng cũng như các doanh nghiệp đối tác.

– MobiFone Invoice cung cấp hệ thống gửi hóa đơn điện tử thông minh cho doanh nghiệp mà vẫn đúng quy trình của luật định doanh nghiệp một cách dễ dàng và nhanh chóng.

– Nhân viên kế toán có thể xuất file hoá đơn PDF gửi cho khách hoặc nhập thông tin email cho hệ thống gửi tự động cho khách hàng.

Trên đây là những vấn đề liên quan đến cách làm sao để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng mà vẫn đúng các quy định của pháp luật. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ số này của MobiFone Invoice hay truy cập https://mobifone.store/ hoặc liên hệ hotline 9090 để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm: