Khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin cần làm gì để chỉnh sửa

Khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin cần làm gì để chỉnh sửa

Không giống như hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin nếu chưa được gửi đi có thể chỉnh sửa dễ dàng. Với chỉ 1 vài thao tác tin học cơ bản, bạn sẽ dễ dàng chỉnh sửa được những sai sót, khuyết thiếu để cho những thông tin trên hóa đơn được hoàn chỉnh hơn.

Vậy doanh nghiệp cần làm gì khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin? Bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn tìm được giải pháp chỉnh sửa hóa đơn điện tử tốt nhất.

Quy định về xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin

Nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế hoàn toàn các dạng hóa đơn giấy không còn xa lạ với các doanh nghiệp, những cơ sở kinh doanh hàng hóa,…trên thị trường. Bởi với những ai đã quen thuộc với thể loại hóa đơn in ấn bằng giấy trước đây khi đã in ấn ra hóa đơn, nếu chẳng may gặp sự cố, hoặc sai sót thì rất khó, nếu không muốn nói là không thể sửa chữa được, buộc phải hủy bỏ.

 Nhiều doanh nghiệp còn đang băn khoăn về cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin
Nhiều doanh nghiệp còn đang băn khoăn về cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin

Tuy nhiên, cho dù hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm đến mấy thì trong quá trình làm việc cũng khó tránh khỏi việc sai sót các thông số. Xử lý hóa đơn điện tử bị lỗi theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC như thế nào?

Quy định đối với hóa đơn điện tử bị sai sót

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã được phát hành nhiều lần và cần cấp lại mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần điều chỉnh, cấp lại thì người bán có thể lựa chọn thông báo để cơ quan thuế điều chỉnh.

– Trường hợp có sai sót trên từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử thì có thể thông báo với cơ quan thuế để điều chỉnh bất cứ lúc nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT.

– Trường hợp sai mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn của hóa đơn điện tử thì người bán chỉ sửa, không hủy, không thay thế.

 Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy định.
Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy định

– Trường hợp sai nội dung số của hóa đơn điện tử thì điều chỉnh tăng (dấu dương) hoặc giảm (dấu âm) theo thực tế điều chỉnh.

– Trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin thì bên bán xử lý bằng hình thức điều chỉnh, thay thế. Nếu phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì bên bán xử lý lần sau được hiển thị trong biểu mẫu được áp dụng khi lỗi được xử lý lần đầu tiên.

Quy định đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bị sai sót

Sau thời hạn nộp Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, nếu Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã được gửi đến cơ quan thuế và phát hiện thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế để bổ sung.

Quy định đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bị sai sót
Quy định đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bị sai sót

Trường hợp mẫu tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh đối với thông tin đã kê khai trên mẫu tổng hợp. Phải điền các thông tin sau để điều chỉnh hóa đơn trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: mẫu hóa đơn, số hóa đơn, số hiệu hóa đơn. Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không yêu cầu điền đầy đủ thông tin.

Hướng dẫn các bước xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin

Doanh nghiệp tùy theo loại hóa đơn sử dụng sẽ áp dụng các quy định xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin theo các cách khác nhau.

Các bước xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin
Các bước xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin

– Hóa đơn sai có thể bị hủy và xuất hóa đơn mới nếu chưa gửi hóa đơn cho khách hàng. Nếu chưa nộp thuế có thể lập biên bản hủy rồi xuất hóa đơn mới thay thế. Còn nếu doanh nghiệp đã khai thuế thì cần lập biên bản điều chỉnh rồi xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót.

– Nếu tên công ty và địa chỉ sai nhưng số ID thuế chính xác, thì chỉ cần lập biên bản xác nhận điều chỉnh.

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Khi có sai sót về hóa đơn theo quy định tại Điều 3 Khoản 7 Điểm b Thông tư số 26/2015 / TT-BTC về địa chỉ người mua nhưng MST chính xác, hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, miễn xuất hóa đơn cho các điều chỉnh.

MobiFone Invoice hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin

Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, MobiFone Invoice sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện bước này bằng những giải pháp tối ưu nhất.

MobiFone sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc lập, gửi/nhận hóa đơn cho khách hàng do được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử. MobiFone Invoice, hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, xuất hóa đơn điện tử và quản lý phát hành hóa đơn trực tuyến.

Độ bảo mật các thông tin chứa trên hóa đơn điện tử tốt hơn so với hóa đơn giấy bởi cả bên bán hàng và bên mua hàng đều có một tệp dữ liệu chứa các hóa đơn điện tử riêng giúp tiện theo dõi, sửa chữa những sai sót khi có.

Trên đây là bài chia sẻ về cách xử lý khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin hiệu quả nhất. Hóa đơn điện tử Mobifone Invoice thực sự là sự lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm hỗ trợ tạo lập hóa đơn điện tử thích hợp với chi phí hợp lý.

Xem thêm: