Doanh nghiệp phải làm sao khi hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã

Doanh nghiệp phải làm sao khi hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã

Hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã là sự cố bất kỳ doanh nghiệp nào cũng từng gặp phải trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Nguyên nhân khiến hóa đơn cấp đi bị từ chối cấp mã thường do không đủ điều kiện hoặc bất kỳ thông tin nào in trên hóa đơn không hợp lệ cũng bị từ chối.

Vậy khi đã bị từ chối cấp mã doanh nghiệp có thể xuất lại hóa đơn không? Trong trường hợp bị Tổng Cục Thuế từ chối thì doanh nghiệp phải xử trí thế nào? Bài viết này MobiFone Invoice sẽ giúp bạn đọc tìm ra giải pháp khắc phục sự cố hoàn hảo nhất.

Hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã do nguyên nhân nào?

Hóa đơn điện tử sở dĩ có được sự phát triển nhanh chóng như vậy là bởi nó có những ưu điểm nổi bật, làm thỏa mãn các đòi hỏi của những tổ chức và cá nhân tham gia vào hoạt động kinh tế – tài chính.

Doanh nghiệp phải làm sao khi hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã
Doanh nghiệp phải làm sao khi hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã

Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không xảy ra tình trạng làm mất, thất lạc hay hư hỏng hóa đơn. Tất cả thông tin sẽ được lưu trữ và bảo mật trong máy. Ngoài ra, hóa đơn điện tử sẽ thúc đẩy làm tăng tính cạnh tranh lành mạnh trong môi trường kinh doanh. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử có thể giúp các cơ quan nhà nước mau chóng tiến hành cải cách các thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, dù mới phổ cập nên nhiều doanh nghiệp còn bỡ ngỡ trong quá trình sử dụng. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khiến hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã.

Lỗi khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, doanh nghiệp phải đăng ký theo mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT với cơ quan thuế. Một số lỗi nghiệp vụ thường gặp và cách khắc phục từng lỗi như sau:

– Chọn sai hóa đơn không đảm bảo tiêu chuẩn của cơ quan thuế như có mã/ không có mã.

– Khi khởi tạo hóa đơn cần chọn vào đối tượng sử dụng hóa đơn có mã không phải trả tiền.

– Một số doanh nghiệp có chức năng nộp tờ khai bị ẩn trên phần mềm hóa đơn điện tử nên không nộp được mẫu cho cơ quan thuế.

– Sau khi đăng ký mẫu 01 / ĐKTD-HĐĐT, cơ quan thuế gửi email thông báo tài khoản dùng để tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế mà doanh nghiệp không biết.

Lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử
Lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử Hậu Giang được tổng Cục Thuế ban hành quyết định áp dụng từ tháng 4/2022. Đây là một thông tin cực vui đối với các nhân viên kế toán và quản lý dữ liệu. Bởi hóa đơn điện tử có ưu điểm nổi trội hơn hóa đơn giấy là rút ngắn thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả công việc tốt hơn.

=>> Xem chi tiết: Hóa đơn điện tử Hậu Giang đẩy mạnh triển khai trước ngày 1/7/2022

Xuất hóa đơn, cấp mã của cơ quan thuế bị lỗi

Trong ngày đầu tiên áp dụng, một số doanh nghiệp đã báo cáo lỗi phần mềm số hóa đơn và cơ quan thuế, chẳng hạn như:

– Tình trạng hiển thị hóa đơn không đầy đủ hoặc một số mục thông tin bị chèn hoặc ẩn.

– Khi một công ty phát hành hóa đơn, nó sẽ được gửi đến cục thuế để mã hóa. Nếu định dạng hoặc tiêu chuẩn dữ liệu đã nộp không chính xác, hệ thống thuế sẽ từ chối yêu cầu điều chỉnh.

– Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ còn có các vấn đề như tốc độ chậm, mã cơ quan thu thuế chậm, chuẩn dữ liệu chưa tương thích hoàn toàn với hệ thống của cơ quan thuế.

– Ngoài những nguyên nhân khiến hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã về hệ thống phần mềm, doanh nghiệp cũng có một số vướng mắc về thủ tục và hoạt động. Ví dụ như doanh nghiệp chưa nhận được thông báo hay yêu cầu của cơ quan thuế thì có thể chủ động đăng ký. Nếu sai mã do cơ quan thuế cấp, nếu đã xuất hóa đơn rồi thì sao?

Mẹo khắc phục hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã

Trường hợp hóa đơn có sai sót hoặc không đủ điều kiện cấp mã. Cơ quan thuế sẽ gửi thông tin kết quả xác minh dữ liệu hóa đơn điện tử không đáp ứng điều kiện mã hóa. Trạng thái hóa đơn sẽ được cập nhật để Từ chối cấp mã. Để Cấp lại hóa đơn và Phát hành lại hóa đơn, bạn hãy thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây.

Mẹo khắc phục hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã
Mẹo khắc phục hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã

– Truy cập vào hệ thống quản lý hóa đơn do dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp rồi chọn mục Cấp hóa đơn.

– Tiếp đến dò tìm các hóa đơn Đã cấp – Từ chối cấp mã rồi nhấn tích vào ô vuông nhỏ ở đầu hóa đơn.

– Sau khi tích chọn vào ô vuông bạn nhấn Cấp hóa đơn rồi chọn Phát hành để gửi lại hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã.

Trên đây là bài chia sẻ về mẹo giúp doanh nghiệp phải làm sao khi hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã. Hiện nay trên website https://mobifone.store/hoa-don-dien-tu-mobifone-invoice-29/ đã có sẵn giao diện đăng ký sử dụng. Bạn chỉ cần nhấn Đăng ký ngay rồi cập nhật Họ tên, Email, địa chỉ công ty và số điện thoại. Việc còn lại sẽ có chuyên viên tư vấn gọi điện và hỗ trợ bạn.

Xem thêm: