Hóa đơn đầu vào là gì? Quản lý hóa đơn đầu vào dễ dàng với MobiFone Invoice

Hóa đơn đầu vào là gì? Quản lý hóa đơn đầu vào dễ dàng với MobiFone Invoice

Hóa đơn đầu vào là gì và cách quản lý hóa đơn đầu vào sao cho thật dễ dàng là điều nhiều doanh nghiệp quan tâm khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Trong quá trình làm việc nếu nắm vững các nguyên tắc nhập hóa đơn liên quan sẽ giúp kế toán tránh được những sai sót không đáng có. Bạn đọc hãy tham khảo bài viết này để hiểu được cách quản lý hóa đơn đầu vào một cách dễ dàng nhất. 

Hóa đơn đầu vào là gì?

Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua theo hình thức tín dụng, hóa đơn thường nêu các điều khoản của thỏa thuận và cung cấp thông tin về các phương thức thanh toán có sẵn. Hóa đơn đầu vào được hiểu là hóa đơn doanh nghiệp sử dụng để chứng minh việc mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ lao động trong quá trình sản xuất, vận hành và bảo trì. 

Hóa đơn đầu vào là gì? Không phải ai cũng biết
Hóa đơn đầu vào là gì? Không phải ai cũng biết

Hóa đơn đầu vào vẫn là hóa đơn thông thường, nhưng tên gọi “hóa đơn đầu vào” được sử dụng cho các hoạt động kế toán của doanh nghiệp và thể hiện các khoản chi phí của doanh nghiệp. Trên mặt của hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn. 

Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn có thể được sử dụng để tham khảo nội bộ và bên ngoài. Trong trường hợp có lỗi liên quan đến hóa đơn, hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ.

Hóa đơn đầu vào gồm những chứng từ nào?

– Hợp đồng mua bán: Nếu hợp đồng không quy định danh sách các mặt hàng cần bán, bạn sẽ cần thêm tệp đính kèm với thông tin chi tiết về danh sách các mặt hàng cần mua.

– Phiếu nhập kho tương ứng hàng hóa doanh nghiệp mua

– Biên lai thu tiền gồm giá các loại hàng hóa doanh nghiệp đã mua.

– Chứng từ cuối cùng là biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

Hóa đơn đầu vào hợp lệ gồm những nội dung gì?

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTCThông tư 219/2013/TT-BTC, hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng các yêu cầu sau:

hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhấtđịnh
Hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định

– Nội dung trên hóa đơn phải thể hiện rõ hàng hóa được mua, giá tiền và nhiều thông tin khác. Đặc biệt là thông tin trên hóa đơn cần rõ ràng, không tấy xóa, sai chính tả hay thiếu dấu.

– Hóa đơn có thể được lưu trữ trong thời gian dài nên phải sử dụng cùng một màu mực và không phai.

– Nội dung thể hiện trên hóa đơn phải nhất quán

Ngoài ra thì còn nhiều thông tin khác như ngày xuất hóa đơn, tên khách hàng, đơn giá và thành tiền tùy theo từng mẫu hóa đơn và loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua.

Cách xem hóa đơn điện tử đầu vào

Việc xem hóa đơn điện tử đầu vào tại các cổng thông chính của cơ quan thuế hay doanh nghiệp sẽ làm giảm tối đa khả năng bị làm giả hoá đơn. Vì thế việc tra cứu là vô cùng cần thiết và cũng khá dễ dàng cho người muốn tra cứu.

hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhấtđịnh

Tra cứu hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy trình, trên các phần mềm quản lý điện tử và dữ liệu lưu trữ tại hệ thống máy chủ của các cơ quan nêu trên 1 cách độc lập. Nhìn chung, đây là một tiến trình mang tính tự động hóa cao độ, các phần mềm quản lý sẽ đối chiếu những thông tin trên hoá đơn, sau đó sẽ quy đổi và cho ra kết quả, hoàn tất tra cứu hóa đơn điện tử.

Đối với người muốn tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào, cần truy cập vào cổng thông tin mà cơ quan thuế cung cấp. Sau khi đăng nhập đầy đủ thông tin tài khoản truy cập, người cần tra cứu sẽ chọn menu – hoá đơn có mã xác thức – xác minh hoá đơn.

Tiếp đến người tra cứu sẽ nhập: Số hoá đơn xác thực – mã xác thực (5 ký tự đầu) – mã kiểm tra (mã capcha màu xanh) và nhấn nút kiểm tra là xong. Nếu đúng sẽ hiện ra đầy đủ thông tin hoá đơn đã có mã xác thực của cơ quan thuế.

Tại sao hóa đơn điện tử đầu vào cần phải có mã xác thực?

Hóa đơn xác thực là loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực của cơ quan thuế và được số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế. Đây là khái niệm mới được Bộ tại chính ban hành và áp dụng cho 200 doanh nghiệp tại Hà Nội và TPHCM. Thời gian thực hiện thí điểm áp dụng loại hóa đơn này bắt đầu từ tháng 8/2015 và kế thúc vào tháng 12/2016.

Hoa đơn xác thực là loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực của cơ quan thuế và được số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế
Hóa đơn xác thực là loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực của cơ quan thuế và được số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế

Hiện nay, hình thức hóa đơn xác thực cũng đã được áp dụng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp có đăng ký với Tổng cục Thuế nhằm mang đến những lợi ích về thời gian, chi phí… cho các doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian

Sử dụng hóa đơn xác thực điện tử sẽ giúp xóa bỏ đi mọi công đoạn không cần thiết. Các doanh nghiệp sẽ được tự thiết kế mẫu và phát hành hóa đơn điện tử. Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua email và website. Cơ quan thuế nhận được yêu cầu sẽ xử lý và gửi kết quả ngay trong ngày cho các doanh nghiệp.

Giảm thiểu các thủ tục hành chính

Việc quản lý hóa đơn giấy phải thực sự cẩn thận, nếu làm mất hóa đơn phải có giải trình cụ thể và hợp lý với cơ quan Thuế. Mỗi tháng, các kế toán phải có thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn như số lượng đã sử dụng, số lượng bị hỏng, số chưa sử dụng… để cơ quan thuế kiểm soát tình hình tài chính của công ty.

Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực sẽ không cần phải thực hiện các báo cáo như trên bởi khi xác thực thành công, thông tin hóa đơn của doanh nghiệp đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của tổng cục thuế.

Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào dễ dàng với MobiFone Invoice

Có nhiều cách để bạn quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào. Tùy theo quy mô và số lượng hóa đơn hàng tháng mà chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức quản lý phù hợp.

Để nâng cao công tác bảo mật hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, do một công ty công nghệ uy tín cung cấp, tránh tình trạng bị cài mã độc. Với phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice, việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào dễ dàng hơn bao giờ hết.

Phần mềm quản lý hóa đơn MobiFone Invoice được coi là một trong những giải pháp quản lý hóa đơn đến được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Với phần mềm này, kế toán nhận được email để nhập hóa đơn qua phần mềm, phần mềm này sẽ kiểm tra lỗi và báo lỗi khi phát sinh. Các thông tin và dữ liệu trên hóa đơn sẽ được tự động nhập và ghi vào phần mềm kế toán.

Trên đây là những thông tin giải đáp hóa đơn đầu vào là gì và việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice giúp việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào dễ dàng hơn. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ số này của MobiFone Invoice hay truy cập https://mobifone.store/ hoặc liên hệ hotline 1800 9090 để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm: