Doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn điện tử thế nào?

Doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn điện tử thế nào?

Phát hành hóa đơn điện tử là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Ngày nay, thời đại công nghệ thông tin lên ngôi, Bộ Tài chính đang khuyến khích các doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Vậy thì quy trình này được triển khai như thế nào? Bạn đọc hãy theo dõi bài viết để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Doanh nghiệp cần có điều kiện gì để phát hành hóa đơn điện tử?

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp đăng kí phát hành hóa đơn điện tử. Một doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn điện tử cần đáp ứng một số điều kiện sau:

Doanh nghiệp cần có điều kiện gì để phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần có điều kiện gì để phát hành hóa đơn điện tử

– Doanh nghiệp phải tham gia giao dịch điện tử trong quá trình kê khai thuế với Cơ quan thuế hoặc giao dịch điện tử trong các hoạt động ngân hàng.

– Doanh nghiệp cần một đội ngũ nhân viên có trình độ công nghệ thông tin để giải quyết các vấn đề về phần mềm hóa đơn điện tử trên máy, như: gửi, nhận, lưu trữ, bảo quản và xử lý hóa đơn điện tử.

– Doanh nghiệp phải có đường truyền tải thông tin ổn định, mạng và các thiết bị truyền tin tốt để đảm bảo xử lý, khai thác, lưu trữ, kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hóa.

– Doanh nghiệp cần phải đăng kí chữ ký số hoặc chữ ký điện tử với Cơ quan thuế.

 

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng làm sao để vừa tiết kiệm thời gian vừa bảo mật thông tin là điều không phải doanh nghiệp nào cũng biết. Những bước đầu sử dụng hóa đơn điện tử đều khiến doanh nghiệp và khách hàng băn khoăn về những vấn đề như chi phí cho hóa đơn điện tử có nhiều hơn hóa đơn giấy hay không?

=>> Xem chi tiết: Làm sao để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng?

 

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi đã đủ điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước sau:

– Bước 1: Doanh nghiệp cần phải đăng kí sử dụng hóa đơn xác thực và đăng kí sử dụng chứng thư số khi tiến hành giao dịch điện tử với Cơ quan thuế.

– Bước 2: Doanh nghiệp sẽ nhận được quyết định của Cơ quan thuế là chấp nhận cho doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử hay không. Nếu được chấp nhận thì doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử ngay sau đó. 

– Bước 3: Doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi đến Cơ quan quản lý Thuế để được xét duyệt. 

– Bước 4: Doanh nghiệp phải ký số vào hóa đơn điện tử trên mẫu định dạng của người mua và gửi đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đường điện tử. Sau đó, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử đến khách hàng.

Những thủ tục trên đều phải được gửi đến Cơ quan thuế qua hình thức điện tử. Nên để tiết kiệm thời gian doanh nghiệp có thể lập và gửi các thủ tục một lần đến Cơ quan thuế.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nổi tiếng. Tất cả các đơn vị này đều phải được cấp phép hoạt động và chịu sự quản lý của Tổng cục Thuế nên doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ phần mềm lập hóa đơn điện tử trên website của cục thuế.

Hóa đơn điện tử MobiFone đang dần chứng minh được những điểm ưu việt của mình trong quá trình vận hành doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử MobiFone đang dần chứng minh được những điểm ưu việt của mình trong quá trình vận hành doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử MobiFone đang dần chứng minh được những điểm ưu việt của mình trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Các chuyên gia của MobiFone luôn đẩy mạnh các chế tài xử phạt nặng tay với những kẻ phá hoại hệ thống an ninh, bảo mật của mạng. Đồng thời, tăng cường cơ sở công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp, hướng dẫn các doanh nghiệp ý thức tự bảo mật trong công việc, tránh mất mát thông tin không đáng có. 

Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử

Những vấn đề xoay quanh chi phí đăng ký hóa đơn điện tử luôn được mọi người quan tâm, đặc biệt là khách hàng. Khi doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải nhanh chóng thiết kế mẫu hóa đơn điện tử riêng hoặc sử dụng mẫu có sẵn của phần mềm hóa đơn điện tử.

Giải pháp hóa đơn điện tử MobiFone Invoice giúp doanh nghiệp quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán. Khi đăng ký lập hóa đơn tại MobiFone, khách hàng sẽ được miễn 100% phí khởi tạo. Bên cạnh đó, hệ thống còn có cả trăm mẫu hóa đơn thiết kế theo tiêu chuẩn của Tổng Cục Thuế để khách hàng dễ dàng lựa chọn.

Nộp thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm

– Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;

– Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;

– Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2, Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm

– Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;

– Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;

– Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015) được kết xuất từ phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).

Phát hành hóa đơn điện tử là một giải pháp rất cần thiết nếu Cơ quan thuế muốn cải cách các thủ tục hành chính rườm rà và sẽ làm tăng tính cạnh tranh trong môi trường kinh doanh. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ số này của MobiFone Invoice hay truy cập https://mobifone.store/ hoặc liên hệ hotline 1800 9090 để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm: