Doanh nghiệp cần ký hóa đơn điện tử thế nào?

Doanh nghiệp cần ký hóa đơn điện tử thế nào?

Ngày nay, thời đại công nghệ thông tin lên ngôi, Bộ Tài chính đang khuyến khích các doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Với hóa đơn giấy chữ ký sẽ đại điện cho sự chấp nhận của doanh nghiệp và sẽ có giá trị về mặt pháp lý. Nhưng với hóa đơn điện tử thì có cần chữ ký không? Doanh nghiệp ký hóa đơn điện tử thế nào? Bạn đọc hãy theo dõi bài viết này để được giải đáp thông tin chi tiết nhất.

Chữ ký hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp cần ký hóa đơn điện tử thế nào?

Hóa đơn điện tử phục vụ rất nhiều cho doanh nghiệp kinh doanh hay cung ứng dịch vụ. Chữ ký số là chữ ký mà các tổ chức, cá nhân sử dụng trong các giao dịch điện tử như nộp thuế, sử dụng trong phát hành hóa đơn điện tử. Chữ ký số được tạo ra nhằm mục đích xác định chủ của cơ sở dữ liệu.

Nói theo cách thông thường chữ ký số thay thế cho con dấu của doanh nghiệp trong hóa đơn điện tử. Như vậy, ngoài việc dùng chữ ký số kê khai thuế với Cơ quan thuế thì chữ ký số còn có tác dụng trong mọi giao dịch điện tử với các tổ chức, cá nhân khác.

Chữ ký hóa đơn điện tử là chữ ký mà bên phía xuất hóa đơn đã mã hóa rồi gửi cho doanh nghiệp. Mặt khác, nếu doanh nghiệp có sẵn đội ngũ nhân viên có trình độ công nghệ thông tin có thể tạo lập chữ ký số riêng hoặc sẽ do bên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thiết kế cho doanh nghiệp.

Vai trò của chữ ký hóa đơn điện tử là gì?

Trong kinh doanh hay cung ứng dịch vụ thì chữ ký rất quan trọng. Nếu là hóa đơn giấy thì sẽ cần doanh nghiệp có chữ ký tay hay đóng con dấu. Nhưng với hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp sẽ thực hiện ký hóa đơn điện tử bằng chữ ký số.

Chữ ký số hóa đơn điện tử có vai trò rất quan trọng trong việc chứng minh chủ sở hữu dữ liệu, dữ liệu không bị thay đổi, đảm bảo tính an toàn và bảo mật của dữ liệu. Đồng thời chữ ký số hóa đơn điện tử cũng đảm bảo được tính xác thực của dữ liệu khi bên bán gửi tới bên mua hay gửi đến cơ quan thuế. Chữ ký số hóa đơn điện tử hoàn toàn được Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế công nhận và nó có giá trị về mặt pháp lý.

Khách hàng có cần thực hiện ký hóa đơn điện tử không?

Chữ ký số rất quan trọng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, nó có tính pháp lý tương đương chữ ký tay hay con dấu của doanh nghiệp. Nhưng đối với khách hàng có thể không cần thực hiện ký số hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử đó cũng được công nhận về mặt pháp lý.

Khách hàng/ bên mua không cần phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử. Vì về cơ bản, việc phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã có tính pháp lý sẵn đó và bên mua có thể không cần ký số hóa đơn điện tử. Ngoài ra, nếu khách hàng (doanh nghiệp) muốn thực hiện ký số hóa đơn điện tử thì phải sử dụng chữ ký số đang khai thuế điện tử để ký hóa đơn điện tử.

Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng cách nào?

Trong trường hợp khách hàng là doanh nghiệp cần thực hiện ký số hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số đã khai thuế điện tử với Cơ quan thuế. Khách hàng có nhiều cách nhận hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp như:

Trên trang web chính của doanh nghiệp sẽ có Cổng tiếp nhận hóa đơn và khách hàng sẽ được cung cấp tài khoản riêng để nhận hóa đơn điện tử. Tiếp nhận hóa đơn điện tử thông qua email của bản thân.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và đang dần dần tăng tính cạnh tranh lành mạnh trong môi trường kinh doanh.  Và chữ ký hóa đơn điện tử đang đóng một vai trò rất quan trọng trong việc bảo mật thông tin và hạn chế làm giả chứng từ. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ số này của MobiFone Invoice hay truy cập https://mobifone.store/ hoặc liên hệ hotline 1800 9090 để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm: