3+ điều doanh nghiệp cần biết hóa đơn điện tử là gì

3+ điều doanh nghiệp cần biết hóa đơn điện tử là gì

Nắm rõ 3+ điều cần biết hóa đơn điện tử là gì giúp doanh nghiệp có thêm kinh nghiệm khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Sự phát triển của kỹ thuật công nghệ ngày càng thay thế những thủ tục rườm rà, thủ công. Đặc biệt là việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho những hóa đơn tay truyền thống. 

Điều này đã góp phần làm cho con người, các tổ chức, các doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, kinh phí. Đồng thời cũng tạo nên sự dễ dàng và thuận lợi cho người mua. Bạn đọc hãy cùng theo dõi bài viết để biết được nguyên tắc khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập, dùng để ghi thông tin về việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với các quy định của Luật Kế toán. 

Trong đó sẽ có những thông tin ghi nhận về sản phẩm được mua bán, về số lượng, về giá cả cũng như thời gian trao đổi. Đó có thể là những hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in của các tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng. 

Trước đây, hóa đơn không trở thành một thứ có thể có có thể không vì nó có thể dùng lời nói thay thế nhưng sự phức tạp, sự đa dạng của hoạt động trao đổi, mua bán cũng như sự hiện đại hóa của xã hội kéo theo sự bắt buộc phải có của hóa đơn. Và cũng nhờ sự hiện đại hóa đó mà hóa đơn điện tử được ra đời và trở nên phổ biến hiện nay. 

Hóa đơn điện tử là sự tập hợp của các thông điệp dữ liệu điện tử về quá trình bán hàng hóa, bán các dịch vụ. Những việc này được lập trình, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định của luật Giao dịch điện tử cùng các văn bản hướng dẫn thi hành khác. 

Được khởi tạo, lập xử lý toàn bộ trên hệ thống máy tính cảu tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay
Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Sự tiện dụng của loại hóa đơn này đã và đang dần thay thế hoàn toàn cách hình thức hóa đơn khác. Một hình thức rất ưu Việt, một hình thức mang lại rất nhiều tiện lợi cho hoạt động kinh doanh. Đặc biệt là những cá nhân, tổ chức kinh doanh quy mô, đa dạng về sản phẩm kinh doanh. Tại Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ quy định hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

– Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn này áp dụng cho tất cả các loại hóa đơn kê khai thuế GTGT trực tiếp của người bán. Bao gồm cả hóa đơn chuyển dữ liệu điện tử lập bằng máy tính tiền có kết nối với cơ quan Thuế.

Hóa đơn giá trị gia tăng: Các loại hóa đơn áp dụng cho trường hợp người bán kê khai khấu trừ thuế GTGT. Bao gồm cả hóa đơn lập bằng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế để chuyển dữ liệu điện tử.

– Các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, hóa đơn điện tử, thẻ điện tử, biên lai điện tử, vận đơn điện tử hoặc các chứng từ điện tử khác có tên đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hình thức hóa đơn tiên tiến này sẽ làm cho hoạt động kiểm soát hàng hóa trở nên rất dễ dàng, hạn chế được những tranh cãi không đáng đó. Đối với người mua cũng có độ tin cậy và an tâm hơn rất nhiều về quá trình mua bán của mình. 

Hình thức hóa đơn điện tử được chính thức sử dụng khi thông tư số 32/2011/TT-BTC được ban hành vào ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và có hiệu lực từ ngày 01/05/2011. Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn mới này thì các cá nhân, tổ chức cần phải một số nguyên tắc cơ bản sau: 

– Cần phải thông báo với khách hàng của mình về việc sử dụng hình thức hóa đơn mình đang sử dụng. Phải thông báo về định dạng hóa đơn, thông báo các cách thức sử dụng hóa đơn

– Cầu cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật cũng như những điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn này. 

– Để sử dụng hình thức hóa đơn này thì đó phải là các tổ chức kinh tế đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc tổ chức kinh tế hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng.

MobiFone Invoice – phần mềm HĐĐT được Tổng Cục Thuế lựa chọn

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không quá phức tạp và khó khăn trong việc áp dụng, ngoài ra còn mang lại rất nhiều tiện ích. Những ưu điểm nổi bật của hình thức hóa đơn này đã và đang xóa bỏ các hình thức hóa đơn trước đó.

MobiFone Invoice - phần mềm HĐĐT được Tổng Cục Thuế lựa chọn
MobiFone Invoice – phần mềm HĐĐT được Tổng Cục Thuế lựa chọn

Nếu bạn đang tìm một công ty cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất thì không thể bỏ qua MobiFone Invoice – phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng Cục Thuế lựa chọn. Phần mềm được thiết lập dựa trên công nghệ hiện đại bởi các chuyên gia hàng đầu giúp bảo mật thông tin hóa đơn tối đa cho các khách hàng, doanh nghiệp, tránh nguy cơ làm giả hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn hết hạn.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử của MobiFone đã có form sẵn, thích hợp với từng mô hình kinh doanh của các doanh nghiệp. Thời gian để hoàn thiện hóa đơn với thông tin riêng của doanh nghiệp được rút ngắn lại, có thể hoàn thành ngay trong ngày. Đây là điều mà nhà kinh doanh nào cũng hướng tới.

Vừa rồi bạn đọc đã cùng chúng tôi tìm hiểu về những điều doanh nghiệp cần biết hóa đơn điện tử là gì. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ số này của MobiFone Invoice hay truy cập https://mobifone.store/ hoặc liên hệ hotline 1800 9090 để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm: